Was ist ELi:SA?

ELi:SA ist das lieferantenunabhängige Erwerbungsportal für die Literatursichtung und -auswahl.

Mit ELi:SA können Bibliotheken die Literatursichtung und -auswahl mittels Erwerbungsprofilen komfortabel über ein Webportal vornehmen; die Literatur kann dann automatisiert aus dem Bibliothekssystem bei beliebigen Lieferanten bestellt werden (z. B. beim lokalen Buchhandel, aber auch bei größeren „library service suppliern“). Außerdem unterstützt ELi:SA die Sichtung und Bestellung von Anschaffungsvorschlägen und verfügt hierfür über diverse komfortable Importmöglichkeiten.

Die Entwicklung von ELi:SA sowie die Implementierung automatisierter Datenflüsse zwischen ELi:SA bzw. kommerziellen Bestellportalen und den Bibliothekssystemen Aleph- und SISIS-SunRise sind Ergebnis eines gemeinsamen Projekts Bestellautomatisierung von BVB und hbz.

Was leistet ELi:SA?

• Verlagsdaten und tägliche Updates: In ELi:SA werden täglich die Verlagsdaten des deutschen und angloamerikanischen Buchmarktes eingespielt. Dadurch liegen die Verfügbarkeits- und Preisinformationen laufend aktuell vor.
• Individuelle Anpassungen und Teilautomatisierung bei der Bestellfeldererfassung: Das Bestellfelderformular kann in ELi:SA sehr individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Bibliotheken angepasst werden. Bestellfelderregeln reduzieren den Aufwand für die manuelle Erfassung von Bestellinformationen deutlich. Denn anhand von Metadaten des Titels, von individuell vorbelegten Bestellfeldern oder aufgrund einzelner manuell erfasster Felder können sehr viele weitere Bestellfelder automatisiert und fehlerfrei gefüllt werden. Dies betrifft z. B. das für die Bestellung aus dem Bibliothekssystem relevante Feld „Lieferant“.
• Teilen von Workflows: Je nach lokalen Geschäftsgängen sind auch geteilte Workflows möglich, denn Merklisten und Warenkörbe können zwischen verschiedenen ELi:SA-Nutzenden ausgetauscht werden (z. B. zwischen Fachreferat und Medienbearbeitung).
• Vielfältiger Datenimport: ELi:SA unterstützt die Sichtung und Bestellung von Anschaffungsvorschlägen mit diversen Importschnittstellen (u. a. mittels einer REST-API oder via Upload von excel-, txt-, pdf-Dateien). Für den Browser Firefox existiert außerdem ein Plugin, das ISBNs auf Webseiten markiert und diese durch Nutzeraktion importiert.
• Automatisierte Prozesse: Das Portal ermöglicht Verantwortlichen für die Literaturauswahl, Bestellungen so weit in ELi:SA vorzubereiten, dass diese später im Bibliothekssystem automatisiert ausgelöst werden können.
  Nach dem Export eines Warenkorbs aus ELi:SA werden die zur Bestellung vorgesehenen Titel- und Bestelldaten im Abgleich mit der Verbunddatenbank verarbeitet (Import als neuer Titeldatensatz bzw. Identifikation eines vorhandenen Titels). Die Daten werden über die Standardschnittstellen an die Bibliothekssysteme transferiert. Dort werden aus ELi:SA-Bestellfeldern Erwerbungssätze erzeugt, über die automatisiert die Bestellungen ausgelöst werden.

Erfahrungen der Bibliotheken

Die Nutzung von ELi:SA durch mehr als ein Dutzend Bibliotheken aus dem hbz-Verbund und aus dem BVB innerhalb von 20 Monaten seit dem Produktionsstart im April 2018 unterstreicht die große Bedeutung des Erwerburbungsportals als Dienstleistung. Die Erfahrungsberichte der Bibliotheken zu ELi:SA und den neuen, automatisierten Bestellprozessen sind dementsprechend positiv:

• Die Erwerbungsabläufe wurden komfortabler: Fast alle Arbeiten vor einer Bestellung finden zentral in ELi:SA statt.

• Neue Medien können früher gesichtet und ausgewählt werden, denn Neuerscheinungen befinden sich je nach konfiguriertem Erwerbungsprofil einen Tag später bereits in einem ELi:SA-Erwerbungsplan.

• Die Bestellkatalogisierung entfällt (ggf. sind Nacharbeiten beim Bucheingang notwendig - so wie bishe auch).

• Bestellte Medien treffen schneller in der Bibliothek ein.

• ELi:SA lässt sich flexibel an lokale Bedürfnisse anpassen (Konfiguration, Abbildung verschiedener Workflows).

Insgesamt konnten Effizienzsteigerungen durch medienbruchfreie Prozesse und durch die Reduktion von Arbeitsschritten erreicht werden.

Weiterentwicklung von ELi:SA

Seit dem zweiten Halbjahr 2019 wird ELi:SA zu einer Version 2 weiterentwickelt.

Für diese neue Version ist neben vielen funktionalen Erweiterungen und ergonomischen Verbesserungen in allen Bereichen des Systems auch die ELi:SA-Anbindung an das landesweite cloudbasierte Bibliotheksmanagementsystem fest eingeplant. Den mit ELi:SA arbeitenden Institutionen, die auf die neue Plattform migrieren, wird es deshalb mit geringem Aufwand möglich sein, den angebundenen Bibliothekssystemtyp in ELi:SA zu ändern und die neuen Konfigurationen vorzunehmen.

Haben Sie Interesse an ELi:SA?

Gern bietet das hbz interessierten Bibliotheken Webkonferenzen an, bei denen ELi:SA sowie die automatisierten Datenflüsse ausführlich vorgestellt werden.

Kontakt

N.N.
E-Mail: elisa@hbz-nrw.de